Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu

Od 24 grudnia 2025 r. osoby ubiegające się o zatrudnienie będą miały prawo do uzyskania od pracodawcy informacji o warunkach finansowych przewidzianych dla danego stanowiska. Zakres tych informacji obejmuje:

• wysokość wynagrodzenia lub jego przedział (widełki płacowe) – pracodawca musi wskazać wynagrodzenie początkowe lub minimalne przewidziane dla danego stanowiska albo określić przedział obejmujący najniższą i najwyższą możliwą stawkę,
• kryteria wynagradzania – wskazane stawki muszą być oparte na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach,
• regulacje wewnętrzne – kandydat powinien zostać poinformowany o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli mają one zastosowanie do danego stanowiska.

Informacje te mogą zostać przekazane:

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną,
• najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę,

w sposób umożliwiający kandydatowi świadome negocjacje. Dopuszczalna jest zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna (np. e-mail).

Neutralność płciowa w rekrutacji

Nowelizacja wprowadza również obowiązek zapewnienia neutralności płciowej w ogłoszeniach o pracę oraz w całym procesie rekrutacyjnym. Dotyczy to zarówno nazw stanowisk, jak i treści ogłoszeń.

W praktyce oznacza to konieczność:

• stosowania form podwójnych (np. kierownik/kierowniczka),
• używania nazw neutralnych (np. „osoba do obsługi administracyjnej”),
• unikania sformułowań sugerujących, że dane stanowisko jest przypisane do konkretnej płci.

Neutralność musi być zachowana nie tylko w nagłówku ogłoszenia, ale również w jego treści. Przykładowo, nawet jeśli stanowisko nazwane jest neutralnie, używanie w opisie określeń typu „sekretarka” będzie uznane za naruszenie nowych przepisów.

Warto zwrócić uwagę, że nowelizacja nie zawiera przepisów przejściowych. Może to oznaczać konieczność dostosowania dokumentów wewnętrznych pracodawcy, takich jak regulaminy wynagradzania czy tabele zaszeregowań, zwłaszcza jeśli nazwy stanowisk ulegną zmianie.

Zakaz pytania o dotychczasowe wynagrodzenie

Kolejną istotną zmianą jest wprowadzenie zakazu pytania kandydata o wysokość wynagrodzenia w obecnym lub poprzednich stosunkach pracy. Celem tego rozwiązania jest przeciwdziałanie utrwalaniu luki płacowej, w szczególności ze względu na płeć.

Pracodawca nadal będzie mógł zapytać kandydata o oczekiwania finansowe, pod warunkiem że wcześniej przekaże mu informację o oferowanym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Nowe przepisy mają zachęcać do ustalania płacy w oparciu o realną wartość pracy na danym stanowisku, a nie historię zarobków kandydata.

Nowe regulacje oznaczają dla pracodawców konieczność przeanalizowania i często przebudowania dotychczasowych procesów rekrutacyjnych. Z kolei dla kandydatów stanowią istotny krok w stronę większej przejrzystości, równości i świadomego podejmowania decyzji zawodowych.

Nowelizacja Kodeksu pracy

Wprowadzenie pracy zdalnej do polskiego porządku prawnego stało się możliwe dzięki nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku. Na mocy tej zmiany praca zdalna została uznana za jeden z możliwych rodzajów wykonywania obowiązków służbowych. Zgodnie z definicją ”praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.” Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca i pracownik mogą ustalić warunki pracy zdalnej w ramach umowy o pracę lub porozumienia zmieniającego dotychczasowe warunki zatrudnienia. Co ważne, może ona zostać wprowadzona na wniosek pracownika, pod warunkiem, że wynika to z umowy o pracę lub regulaminu pracy. Należy szczegółowo określić warunki wykonywania pracy zdalnej, w tym:
    • godziny pracy oraz oczekiwania dotyczące dostępności.
    • zakres obowiązków, które będą realizowane w trybie zdalnym.
    • przepisy dotyczące bezpieczeństwa pracy oraz ochrony danych osobowych.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawcy, którzy umożliwiają pracownikom pracę zdalną, nadal podlegają pod szereg obowiązków wynikających z kodeksu pracy, a dodatkowo muszą spełnić obowiązki charakterystyczne dla tego rodzaju pracy, w tym:
    • zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy, takich jak komputery, oprogramowanie oraz dostęp do Internetu, jeżeli praca tego wymaga.
        ◦ możliwe jest wykorzystanie prywatnych zasobów pracownika po obustronnym porozumieniu, natomiast w tym przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny.
    • zapewnienie dostępu do pomocy technicznej w razie awarii sprzętu   
    • pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, np. częściowego pokrycia kosztów energii elektrycznej czy Internetu.

Kontrola nad pracą zdalną

Chociaż pracownicy wykonują swoje obowiązki poza siedzibą firmy, pracodawca ma prawo do sprawowania kontroli nad efektywnością pracy. Nadzór obejmuje jedynak tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z przepisami prawa, możliwe jest stosowanie narzędzi do monitorowania pracy zdalnej, pod warunkiem że są one zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony prywatności i danych osobowych. Oznacza to, że pracodawca powinien uzasadnić potrzebę monitorowania oraz dbać o to, by nie naruszać prywatności swoich pracowników. Szczególnie warto zwrócić na to uwagę podczas korzystania przez pracownika z jego prywatnego sprzętu. 

1. Podstawowe dokumenty pracownicze

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników, które dzielą się na pięć części:
    • Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, listy motywacyjne, świadectwa pracy, zaświadczenia o kwalifikacjach),
    • Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy (np. umowa o pracę, zakres obowiązków, informacja o warunkach zatrudnienia),
    • Część C – dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy).
    • Części D – zawierającej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, 
    • Części E – zawierającej dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

2. Forma przechowywania dokumentacji

Od 2019 roku pracodawcy mogą przechowywać dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku wersji elektronicznej ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz stosowanie odpowiednich systemów archiwizacji zgodnych z przepisami RODO.

3. Okres przechowywania dokumentów

Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez:
    • 10 lat – dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
    • 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku (chyba że pracodawca zgłosił raport informacyjny do ZUS, wtedy okres ten skraca się do 10 lat).

4. Kwestie związane z ochroną danych osobowych

Dokumentacja pracownicza zawiera wrażliwe dane osobowe, dlatego kluczowe jest przestrzeganie zasad ochrony danych zgodnie z RODO. Należy ograniczyć dostęp do dokumentów tylko do osób uprawnionych, stosować odpowiednie zabezpieczenia oraz informować pracowników o przetwarzaniu ich danych.

5. Automatyzacja dokumentacji

Małe firmy mogą usprawnić zarządzanie dokumentacją, korzystając z narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów. Programy kadrowo-płacowe umożliwiają łatwiejsze archiwizowanie dokumentów, monitorowanie terminów ważności oraz automatyczne generowanie niezbędnych umów i formularzy.

6. Konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia dokumentacji

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji może skutkować karami finansowymi oraz problemami prawnymi w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS. Dlatego warto regularnie aktualizować wiedzę na temat obowiązujących przepisów oraz, jeśli to konieczne, skorzystać z pomocy specjalistów. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla małego przedsiębiorcy jest zlecenie prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej do biura rachunkowego.

Zacznijmy od terminologii. Stosunek pracy powstaje wyłącznie na podstawie zawarcia umowy o pracę między pracodawcą a pracownikiem. Natomiast strony podpisujące umowę zlecenie nazywamy zleceniodawcą i zleceniobiorcą i nie ma tu mowy o stosunku pracy.

Szczegółowe zasady zawierania stosunku pracy, objaśnienie praw i obowiązków obu stron umowy zawiera Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. czyli Kodeks pracy. Umowy zlecenia jest z kolei uregulowana przepisami Kodeksu cywilnego.

Przedstawiamy porównanie obu form zatrudnienia, uwzględniające najważniejsze dla przedsiębiorcy aspekty.

1. Charakter pracy:

• Umowa o pracę: Pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego określonym.
• Umowa zlecenie: Zleceniobiorca wykonuje określone zadanie lub serię zadań, często z większą swobodą co do miejsca, czasu i sposobu wykonania, o ile charakter pracy na to pozwala.

2. Czas pracy:

• Umowa o pracę: Pracownik ma określony wymiar czasu pracy (np. 8 godzin dziennie, pięć dni w tygodniu przy pełnym wymiarze czasu pracy) i przysługuje mu prawo do odpoczynku, urlopu wypoczynkowego oraz dodatkowych świadczeń (np. wynagrodzenie za pracę w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych, wolne od pracy niedziele i święta).
• Umowa zlecenie: Zleceniobiorca wyznacza ramy swojej dyspozycyjności do świadczenia pracy, ale nie jest związany sztywnym harmonogramem a Zleceniodawca nie powinien wymagać od niego pełnej dyspozycji w wyznaczonych godzinach.

3. Ochrona pracy:

• Umowa o pracę: Zapewnia pracownikowi pełną ochronę przewidzianą w Kodeksie pracy, w tym prawo do urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia za czas choroby, obowiązkowych świadczeń rodzicielskich. Rozwiązanie umowy zlecenia inicjowane tylko przez jedną ze stron musi nastąpić z zachowaniem okresu wypowiedzenia, z podaniem przyczyny zakończenia współpracy.
• Umowa zlecenie: Nie daje tak szerokiej ochrony jak stosunek pracy. Zleceniobiorca nie ma prawa do wynagrodzenia chorobowego płatnego przez pracodawcę, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a rozwiązanie umowy może nastąpić z dnia na dzień, jeżeli w umowie nie uwzględniono klauzuli o zachowaniu okresu wypowiedzenia. Świadczenia chorobowe oraz rodzicielskie Zleceniobiorcy przysługują tylko wówczas, gdy podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zadeklaruje przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

4. Składki i podatki: 

• Umowa o pracę: Pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy. Ponadto finansuje także składkę na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Umowa o pracę jest jedyną formą zatrudnienia, gwarantującą pracownikowi pełne obowiązkowe ubezpieczenia w ZUS bez względu na posiadanie innych źródeł dochodów (np. emerytury lub renty).
• Umowa zlecenie: Zleceniodawca odprowadza od wynagrodzenia składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Ubezpieczeniu chorobowemu Zleceniobiorca zawsze podlega dobrowolnie, jeżeli objęty jest obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi. Od tego obowiązku istnieje jednak kilka wyjątków, co zwiększa atrakcyjność tej formy zatrudnienia dla przedsiębiorcy. Umowa zlecenie zawarta z uczniem lub studentem, który nie osiągnął 26 roku życia nie podlega oskładkowani ani opodatkowaniu. W przypadku, gdy Zleceniobiorca posiada inne źródła dochodu, które stanowią podstawę do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, z umowy zlecenie należna do pobrania może być tylko składka zdrowotna. Zleceniodawca zawsze pobiera z wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia.

5. Sposób rozwiązania umowy: 

• Umowa o pracę: Wymaga zachowania okresu wypowiedzenia, który zależy od stażu pracy. Umowy zawarte na czas określony i nieokreślony, które są wypowiadane przez pracodawcę, wymagają także podania przyczyny zwolnienia. W dowolnym momencie stosunek pracy można zakończyć tylko na podstawie porozumienia stron.
• Umowa zlecenie: Może być rozwiązana w każdej chwili przez każdą ze stron, chyba że w umowie zawarto zapisy, które chronią jedną lub drugą stronę przed natychmiastowym zerwaniem umowy.

6. Podporządkowanie:

• Umowa o pracę: Pracownik jest podporządkowany pracodawcy, który ma prawo do wydawania poleceń służbowych dotyczących wykonywania pracy.
• Umowa zlecenie: Zleceniobiorca działa na własną odpowiedzialność i nie jest podporządkowany w takim samym stopniu, jak pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Posiada pewną swobodę w wykonywaniu zleconych czynności, dysponując odpowiednimi umiejętnościami i kwalifikacjami, które pozwalają mu działać na przykład jako podwykonawca usługi.

7. Urlopy:

• Umowa o pracę: Pracownik ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni w ciągu roku, w zależności od stażu pracy. Oprócz tego przysługują mu także 2 dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 oraz 2 dni zwolnienia z pracy z powodu siły wyższej. Każda z tych nieobecności gwarantuje pracownikowi wypłatę wynagrodzenia za czas nieobecności.
• Umowa zlecenie: Zleceniobiorca również może udać się na wypoczynek. Nie jest to jednak płatny urlop, tylko przerwa w wykonywaniu zleconych czynności, za które nie otrzymuje wynagrodzenia, chyba że zapis w umowie wskazuje inaczej.

Decydując o wyborze formy zatrudnienia należy zawsze mieć na uwadze, że sam fakt zawarcia umowy zlecenia nie gwarantuje przedsiębiorcy utrzymania status quo uzgodnionych przez strony zasad współpracy. Zgodnie z art. 22 Kodeksy pracy, zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 (definicja) jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w § 1 (definicja). Jeżeli więc strony nawiązując współpracę decydują się na podpisanie umowy zlecenie, która nosi znamiona stosunku pracy, mogą spodziewać się podważenia jej zasadności przez organ sprawujący nadzór i kontrolę przestrzegania prawa pracy, czyli Państwową Inspekcję Pracy.

Każda firma musi wypełniać ciążące na niej powinności formalne wynikające z istniejących regulacji prawnych. Podstawowymi obowiązkami jest prowadzenie księgowości w celu rejestrowania wszystkich przeprowadzanych operacji i na tej podstawie rzetelne ustalanie dochodu oraz naliczanie podatków. W przypadku podmiotów gospodarczych, które zatrudniają pracowników, dochodzą do tego także sprawy związane z naliczaniem wynagrodzeń oraz obsługą kwestii dokumentacji pracowniczej. Z tego powodu równie popularny co zlecanie specjalistom zajęcia się rachunkowością jest outsourcing kadrowo-płacowy. W Katowicach zadania z tego obszaru można scedować na biuro TaxLibris. Przekonajmy się, co wchodzi w zakres obsługi kadrowo-płacowej.

Czym jest obsługa kadrowa?

Obsługa kadrowa pracowników obejmuje założenie i prowadzenie akt osobowych dla wszystkich zatrudnionych w danej firmie. Powinna się w nich znaleźć dokumentacja związana z przebiegiem pracy konkretnych osób, w tym m.in. ich wcześniejsze świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku, potwierdzenie szkolenia BHP, a także umowy o pracę i umowy cywilno-prawne oraz zaświadczenia o posiadanych kwalifikacjach zawodowych. W ramach zajmowania się sprawami kadrowymi trzeba przygotowywać i wydawać świadectwa pracy, a ponadto rozliczać urlopy i aktualizować umowy z pracownikami.

Czym jest obsługa płacowa?

Obsługa płacowa wiąże się z koniecznością ewidencjonowania czasu pracy zatrudnionych oraz obliczaniem wynagrodzeń według przyjętych w przedsiębiorstwie zasad. Ważne są też zestawienia list płac oraz naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, FP, a także FGŚP. Istotną kwestią jest również sporządzanie deklaracji ZUS i ich wysyłanie, rozliczanie zwolnień lekarskich oraz wystawianie pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla instytucji finansowych.

Pojęcie „Wczasów pod gruszą” niesie za sobą skojarzenia z przeszłością, z zapleczem socjalnym w dużych zakładach pracy i wczasami pracowniczymi. Dla młodszego pokolenia, które rozpoczyna karierę zawodową od umów cywilnoprawnych będzie prawdziwym reliktem. A jednak nadal funkcjonuje, przysługuje pracownikom, także tym zatrudnionym w mniejszych firmach.

Obowiązek wypłaty świadczenia nazywanego potocznie „Wczasami pod gruszą” mają przedsiębiorstwa, w których funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Fundusz ten tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jeśli firma zatrudnia mniej niż 50 pracowników, Fundusz jest tworzony na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Zasady korzystania ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określa pracodawca w regulaminie funduszu. Regulamin określa także katalog osób uprawnionych do korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS. Jednym z warunków umożliwiających przyznanie dofinansowania może być przebywanie na urlopie wypoczynkowym przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

„Wczasy pod gruszą” nie mają z góry określonej kwoty. Wysokość świadczenia jest uzależniona od zarobków zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny. Pracodawca sam określa wysokość świadczenia urlopowego w swojej firmie. Przepisy dotyczące ZFŚS określają tylko górną granicę świadczenia urlopowego, która odpowiada wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS. Od 01.07.2023 roku pracodawca może wypłacać świadczenie urlopowe w wysokości 1914,34 zł pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy. Dla pracownika zatrudnionego w warunkach szczególnie uciążliwych kwota świadczenia wyniesie maksymalnie 2552,45 zł. Wysokość świadczenia ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w zależności od wymiaru czasu pracy.

„Wczasy pod gruszą” to świadczenie zwolnione z opodatkowania do kwoty 2000 zł. Od kwoty świadczenia nie są pobierane składki na ubezpieczenia ZUS.
Pracodawcy, którzy zgodnie z prawem nie muszą tworzyć Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mają obowiązek wypłaty świadczeń urlopowych raz w roku każdemu pracownikowi, który korzysta w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego jest więc warunkiem wypłaty świadczenia. Pracodawca może zwolnić się z tego obowiązku, jeżeli do końca stycznia danego roku przekaże pracownikom informację o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Wysokość świadczenia w przypadku pracodawców, którzy nie tworzą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, tj. 1914,34 zł od 01.07.2023. Kwotę świadczenia dla pracownika ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy. Świadczenie urlopowe podlega opodatkowaniu, nie stanowi jednak podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia ZUS.

Przedsiębiorcy pytają nas często, jaka forma zatrudnienia będzie dla nich najkorzystniejsza. Nie zawsze pracodawca chce wiązać się z kandydatem umową o pracę, która niesie za sobą wiele obowiązków i jest kosztowna. Umowa zlecenia, korzystniejsza w pewnych aspektach i okolicznościach, ze względu na swój charakter także bywa zdradliwa. Rozwiązanie, z którego nieczęsto korzystają przedsiębiorcy jest na wyciągnięcie ręki!

Praktyka absolwencka to wbrew nazwie rozwiązanie nie tylko dla osób, które ukończyły studia wyższe. Umowę o praktykę absolwencką można bowiem zawrzeć z każdą osobą, która ukończyła co najmniej gimnazjum oraz nie ukończyła 30. roku życia.

Praktyka ma pomóc młodym ludziom w nabyciu doświadczenia i uzyskaniu umiejętności praktycznych, niezbędnych do wykonywania pracy. Wiele korzyści przyniesie także przedsiębiorcy. Osoba zmotywowana, chętna do nauki i otwarta na nowe doświadczenia może być dla pracodawcy dużym wsparciem, a w przyszłości stać się dobrze wykwalifikowanym pracownikiem.
Umowa z praktykantem nie jest regulowana przepisami kodeksu pracy ani kodeksu cywilnego. Szczegółowe zasady jej funkcjonowania określa wyłącznie ustawa o praktykach absolwenckich.
Najważniejsze założenia praktyki absolwenckiej to:

• Indywidualne ustalenie zadań, które będzie wykonywał praktykant. Przedsiębiorca nie ma narzuconych żadnych wytycznych ani ram programowych;
• Umowa ma bardzo prostą formę, mieści się w 6 podstawowych punktach na jednej stronie A4. Wymagane jest pobranie od praktykanta danych osobowych niezbędnych do rozliczeń podatkowych, tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, dlatego warto także pamiętać o odpowiedniej klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych.
• Umowa może być zawarta na okres maksymalnie trzech miesięcy, czyli na taki sam okres, jak umowa o pracę na okres próbny;
• Wymiar czasu pracy nie może być większy niż 40 godzin tygodniowo i 8 godzin na dobę.
• Praktyka może, ale nie musi być odpłatna. W przypadki odpłatności, praktykant może zarobić maksymalnie 200% minimalnego wynagrodzenia za pracę (od 1 lipca 2023 to kwota aż 7200 zł brutto);
• Pracodawca powinien zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki odbywania praktyki, w tym również odpowiednie środki ochrony indywidualnej, jeżeli są one wymagane, należy więc pamiętać o przeprowadzeniu szkolenia wstępnego z zakresu BHP;
• Wynagrodzenie z tytułu praktyki absolwenckiej nie podlega oskładkowaniu, od wynagrodzenia należy odprowadzić jedynie podatek dochodowy w wysokości 12%, który dodatkowo można zminimalizować stosując ulgę podatkową. Praktykant, który nie ukończył 26 roku życia będzie dodatkowo zwolniony z opłacenia podatku w ramach tzw. „ulgi dla młodych”;
• Praktyka absolwencka nie stanowi przeszkody w objęciu ubezpieczeniem zdrowotnym. Jeżeli praktykant ukończył szkołę, może zarejestrować się w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna. Odbywanie praktyki nie stanowi w tym przypadki przeszkody, a osoba wpisana do rejestru podlega z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu;
• Termin rozwiązania umowy o praktyki absolwenckie uzależniony jest od tego, czy są one płatne czy nie. Jeśli praktyka absolwencka jest bezpłatna, można ją rozwiązać w każdym momencie, z dnia na dzień. W przypadku płatnej praktyki absolwenckiej obowiązuje 7-dniowy okres wypowiedzenia;

Warto pamiętać, aby a zakończenie praktyk wystawić absolwentowi zaświadczenie o ich odbyciu i przebiegu, a nawet referencje w celu wzbogacenia jego CV.

Obsługa kadrowo-płacowa jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników. Warto jednak pamiętać, że zmiany w prawie następują dość często, dlatego samodzielne dopilnowanie wszelkich spraw bywa naprawdę trudne. W związku z tym coraz więcej firm rozważa powierzenie realizacji takich usług profesjonalnemu biuru rachunkowemu.

Co trzeba wiedzieć na temat obsługi kadrowej? 

Kadry i płace są ściśle ze sobą powiązane, jednak warto omówić każdy z tych elementów osobno. Jeżeli chodzi o obsługę kadrową, to zaliczamy do niej następujące obowiązki przedsiębiorcy:

• prowadzenie dokumentacji kadrowej,
• sporządzanie dokumentacji płacowej,
• stały kontakt z Urzędem Skarbowym,
• stały kontakt z ZUS-em.

W  praktyce oznacza to, że firma zewnętrzna, która może świadczyć usługę obsługi kadrowo-płacowej, zajmie się przede wszystkim prowadzeniem ewidencji urlopowej, sporządzaniem umów, prowadzeniem teczek pracowników, sporządzeniem świadectw pracy czy sporządzaniem zeznań rocznych pracowników i dokumentami bankowymi oraz leasingowymi.

Na czym polega obsługa płacowa w firmie? 

Drugim elementem związanym z obsługą kadrowo-płacową firm jest część związana z płacami. W tym przypadki chodzi o obowiązki związane z tworzeniem rozliczeń i list wynagrodzeń. Oprócz tego trzeba również tworzyć listy wypłat z tytułu umów cywilno-prawnych. Może to być też przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach czy kontaktowanie się z Urzędem Skarbowym oraz z ZUS-em, co bywa czasochłonne i stresujące.

Skorzystanie ze wsparcia biura rachunkowego, jeśli chodzi o te kwestie, może okazać się równie przydatne, co wypełnianie ksiąg rachunkowych przez specjalistów. Wówczas przedsiębiorca może mieć pewność, że procesy przebiegają zgodnie z prawem i są przeprowadzane z myślą o dobru firmy. 

Zagadnienie kontroli trzeźwości pracownika, do niedawna wzbudzające kontrowersje, znalazło uregulowanie w nowych przepisach kodeksu pracy. Wprowadzona 21.02.2023 r. nowelizacja pozwala pracodawcy sprawdzić, czy pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających, na mocy art. 22^1c–22^1h kodeksu pracy. Tego samego dnia weszło w życie także Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Przeprowadzanie prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników nie jest obligatoryjne, daje jednak pracodawcy konkretne narzędzie, które pozwala zapewnić ochronę życia i zdrowia pracowników oraz innych osób, a także, między innymi, mienia pracodawcy.

Pracodawca, w prowadzając kontrolę prewencyjną trzeźwości lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu u pracowników, powinien określić niniejsze kwestie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W szczególności ustalić należy grupy pracowników, które objęte zostaną kontrolą, sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości oraz rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli. Pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Dodatkowo, w związku z zatrudnieniem pracownika objętego kontrolą trzeźwości lub środków działających podobnie do alkoholu pracodawca przekazuje temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informację o sposobie przeprowadzania u niego kontroli w postaci papierowej lub elektronicznej.

Procedura przeprowadzenia kontroli trzeźwości:

• kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, co oznacza, że nie powinna być przeprowadzana w obecności innych osób lub pracowników, najlepiej w odrębnym pomieszczeniu lub na uboczu;
• kontrolę trzeźwości należy przeprowadzić przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie;
• kwestie szczegółowe przeprowadzenia badania określa Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Skutki przeprowadzenia kontroli trzeźwości przez pracodawcę:

• pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy (art. 22^1d § 1 k.p.);
• niedopuszczenie do pracy pracownika przez pracodawcę będzie miało miejsce także wtedy, gdy kontrola wykaże obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu takiego środka lub zażywał taki środek w czasie pracy (art. 22^1f § 1 k.p.);
• informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia pracownika znajdującego się pod wpływem alkoholu lub środków podobnie do alkoholu przekazuje się pracownikowi do wiadomości (art. 22^1d § 2, art. 22^1f § 2 k.p.).
• w przypadku gdy wynik badania nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika lub też obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie, okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia;
• w przypadku gdy u pracownika zostanie potwierdzony stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika lub też obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie, pracodawca decyduje o tym, czy nieobecność pracownika z tego tytułu potraktować jako usprawiedliwioną lub nieusprawiedliwioną, płatną czy nieodpłatną;
• pracodawca ma prawo zastosowania kary porządkowej za stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy;
• w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku badania trzeźwości, pracodawca ma obowiązek przechowywać informacje o tym badaniu, m. in. dane o dacie, godzinie i minucie przeprowadzonego oraz o jego wyniku. Sporządzony dokument przechowuje się w aktach osobowych, w części „E”;
• jeśli kontrola przeprowadzona przez pracodawcę nie wykaże obecności środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, wynik badania nie powinien być przechowywany.

Urlop wychowawczy to czas, w którym rodzic dziecka, zatrudniony na podstawie umowy o pracę może sprawować opiekę nad dzieckiem. Wykorzystywany jest najczęściej po zakończeniu urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego, jednak odróżnia je od siebie zasadnicza kwestia: za okres urlopu wychowawczego pracownik nie otrzyma zasiłku z ZUS ani wynagrodzenia od pracodawcy.

Wymiar urlopu wychowawczego wynosi maksymalnie 36 miesięcy i może być wykorzystany do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Jeden miesiąc urlopu przeznaczony jest wyłącznie dla drugiego rodzica, zatem w przypadku wykorzystywania uprawnienia przez jednego z rodziców, na przykład mamę dziecka, urlop może trwać co najwyżej 35 miesięcy.

Niewątpliwą korzyścią dla osób korzystających z urlopu wychowawczego jest fakt, że stanowi on okres składkowy i wlicza się do stażu pracy, pracownik podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym a składki na wyżej wymienione fundusze finansowane są z budżetu państwa.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą nie nabywa uprawnień wynikających z kodeksu pracy, niemniej jednak dla przedsiębiorców także przewidziano możliwość sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, w czasie której przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych gwarantują finansowanie składek przed budżet państwa. Ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu będzie podlegała osoba sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem, która na obszarze Polski prowadziła pozarolniczą działalność gospodarczą przez okres co najmniej sześciu miesięcy i zaprzestała jej prowadzenia albo ją zawiesiła.

Oznacza to, że w trakcie sprawowania opieki nad dzieckiem przedsiębiorca nie może jednocześnie prowadzić działalności gospodarczej, nie może także osiągać przychodów z innych źródeł, które stanowią tytuł do ubezpieczeń społecznych, na przykład umowy o pracę lub umowy zlecenie. Podjęcie pracy lub wznowienie działalności gospodarczej będzie skutkowało zaprzestaniem finansowania składek przez budżet państwa.

Sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem jest rozwiązaniem korzystnym przede wszystkim dla przedsiębiorcy, który faktycznie zrezygnuje z pracy zarobkowej oraz planuje zawieszenie lub zamknięcie działalności gospodarczej, co skutkuje utratą prawa do bezpłatnej opieki zdrowotnej i przerwą w gromadzeniu kapitału emerytalnego.