Dokumentacja pracownicza w małej firmie

1. Podstawowe dokumenty pracownicze

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników, które dzielą się na pięć części:
    • Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, listy motywacyjne, świadectwa pracy, zaświadczenia o kwalifikacjach),
    • Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy (np. umowa o pracę, zakres obowiązków, informacja o warunkach zatrudnienia),
    • Część C – dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy).
    • Części D – zawierającej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, 
    • Części E – zawierającej dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

2. Forma przechowywania dokumentacji

Od 2019 roku pracodawcy mogą przechowywać dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku wersji elektronicznej ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz stosowanie odpowiednich systemów archiwizacji zgodnych z przepisami RODO.

3. Okres przechowywania dokumentów

Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez:
    • 10 lat – dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
    • 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku (chyba że pracodawca zgłosił raport informacyjny do ZUS, wtedy okres ten skraca się do 10 lat).

4. Kwestie związane z ochroną danych osobowych

Dokumentacja pracownicza zawiera wrażliwe dane osobowe, dlatego kluczowe jest przestrzeganie zasad ochrony danych zgodnie z RODO. Należy ograniczyć dostęp do dokumentów tylko do osób uprawnionych, stosować odpowiednie zabezpieczenia oraz informować pracowników o przetwarzaniu ich danych.

5. Automatyzacja dokumentacji

Małe firmy mogą usprawnić zarządzanie dokumentacją, korzystając z narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów. Programy kadrowo-płacowe umożliwiają łatwiejsze archiwizowanie dokumentów, monitorowanie terminów ważności oraz automatyczne generowanie niezbędnych umów i formularzy.

6. Konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia dokumentacji

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji może skutkować karami finansowymi oraz problemami prawnymi w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS. Dlatego warto regularnie aktualizować wiedzę na temat obowiązujących przepisów oraz, jeśli to konieczne, skorzystać z pomocy specjalistów. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla małego przedsiębiorcy jest zlecenie prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej do biura rachunkowego.